Travailler ensemble pour partager les compétences et factoriser les coûts

L’idée d’EASI Lab est née du constat que les universités, quelle que soit leur taille, ont à faire face aux mêmes problématiques et y répondent souvent chacune de leur côté. La candidature commune des quatre grandes universités de recherche, aux « IdEx pérennes* », qui crée ainsi une échelle de coopération originale, vise à changer de paradigme et permettra à chaque membre de se nourrir de l’expérience des autres pour améliorer son propre fonctionnement. Grâce à EASI Lab, les quatre universités mutualiseront leurs compétences et partageront les solutions imaginées pour améliorer plusieurs de leurs processus de gestion.

Une offre de service complète et des méthodologies collaboratives au cœur de l’action d’EASI Lab

EASI Lab offrira à terme aux universités, un accompagnement complet tout au long des projets : un accompagnement méthodologique dans la phase de mise à plat et d’amélioration des processus ; un accompagnement technique dans le choix des solutions, notamment numériques, le choix et le pilotage des prestataires ; un accompagnement au changement dans la phase de mise en œuvre des solutions (conseil organisationnel, appui au management), et une montée en compétence des personnels des établissements aux méthodes de travail et outils utilisés au sein d’EASI Lab (co-développement, lean 6 sigma, méthodes de créativité / agilité pour innover ou manager, etc.).

Les méthodes utilisées au sein d’EASI Lab sont participatives et centrées sur la qualité de service. Les projets seront menés pour et avec les agents et les usagers (étudiants, enseignants-chercheurs, personnels), associés à chacune de leur phase : le choix des projets est basé sur des remontées terrain (enquêtes usagers, ateliers participatifs, enquêtes qualité de vie au travail). Les phases de mesure, d’analyse et d’amélioration des processus se dérouleront avec les parties prenantes et ce dans les quatre établissements partenaires ; la mise en œuvre des solutions élaborées se fera en collaboration avec les usagers et les personnels (ateliers participatifs, forums, formation-action).

Les quatre universités partenaires visent à améliorer sensiblement la rapidité de réponse faites aux usagers, à diminuer drastiquement les erreurs ou encore à augmenter la satisfaction au travail de leurs agents. Ces indicateurs seront mesurés en amont et en aval de chaque projet.

* Les universités d’Aix-Marseille, Bordeaux, Sorbonne et Strasbourg ont validé la période probatoire des investissements d’avenir. Elles bénéficieront donc sans limitation de durée des financements annuels qui leur avaient été accordés lors de la sélection initiale.