Certaines associations proposent des activités sportives, des projets humanitaires, événementiels ou culturels :

• Associations transversales et diverses

d'autres sont étroitement associées à une composante ou une filière :

• Droit, science politique, économie et gestion
• Sciences de la santé
• Sciences de l’Homme
• Sciences et technologies
• IUT
• ISVV

Pour figurer dans cet annuaire, faites-en la demande auprès du BVE de votre campus.

La domiciliation est une décision du président conférant à une association une adresse postale au sein de l’université.
Elle peut se faire à l’adresse du campus où l’association est active, ou à l’adresse institutionnelle de l’université. Cette adresse est inscrite dans les statuts de l’association, comme siège social.
La domiciliation à l'université permet à l'association d'accéder à divers services tels que la formation des associations, un accompagnement individualisé dans le montage de projets et la demande de subvention FSDIE, la mise à disposition de salles, de matériels, etc. Une association domiciliée peut aussi demander à bénéficier d'un local au sein de l'Université.

• Retrouvez l'ensemble de la réglementation dans la délibération du conseil académique du 10 avril 2015.
• Formulaire  de demande de domiciliation à compléter et à remettre au BVE de votre campus.

L’hébergement est une décision par laquelle le président attribue un local à une association pour exercer ses activités. L'association peut se voir attribuer un local unique, partagé ou pour une permanence.
L’hébergement est accordé sur la base de l'activité d’une association, laquelle est déterminée par certains indicateurs.

• Retrouvez l'ensemble de la réglementation dans la délibération du conseil académique du 10 avril 2015.
• Formulaire  de demande d'hébergement à compléter et à remettre au BVE de votre campus.

1/ Formulation de la demande

 Le représentant de l’association étudiante identifie le type d’évènement qu’il souhaite organiser (voir la typologie des évènements, doc. 1) et prend connaissance d'éléments d'information.

Si l'évènement ne requiert pas de notice de sécurité, la demande doit être formulée au minimum 5 jours avant l'évènement. Si l'évènement nécessite une notice de sécurité, la demande doit être formulée au minimum 10 jours avant l'évènement. Si l'autorisation de la Mairie est nécessaire, le délai de traitement est porté à 2 mois.

Le représentant de l’association étudiante complète alors la déclaration d’évènement (doc. 3a) ou la notice de sécurité (doc. 3b) en fonction de la nature de la manifestation (si elle requiert une notice de sécurité ou pas).

Il retourne le document 3a ou 3b au BVE, accompagné des pièces nécessaires à l’instruction de la demande, à savoir :

• pour toutes demandes : 
  - une attestation d’assurance
  - les conditions d’occupation temporaire du domaine public (doc. 4).

• le cas échéant, si la notice de sécurité est requise (doc. 3b) :
  - leplan de situation
  - la licence ou l’autorisation temporaire de débit de boisson
  - lescopies des éventuels contrats avec des prestataires de service sollicités pour l’évènement.

En cas de vente ou distribution de produits alimentaires, les associations doivent se rapprocher de leur Bureau vie étudiante pour connaître la réglementation en vigueur sur leur campus.

2/ Instruction de la demande et transmission de la décision à l’association

Le BVE instruit la demande et transmet la décision au représentant de l’association étudiante.

L’association doit être en capacité de présenter une copie de la décision le jour de l’évènement, ainsi qu’une copie des conditions d’occupation temporaire du domaine public (doc. 4) dûment signées.