Une AOI permet un libre accès aux savoirs et à l’information scientifique et technique (open access) mais aussi de valoriser et conserver cette production scientifique. La Commission européenne a fait du libre accès aux publications scientifiques découlant de travaux issus de financements publics, un principe général de sa politique Horizon 2020. Ainsi est prévue l’obligation de l’accès aux publications issues des recherches financées par les fonds européens. Ce mouvement est également mondial et a pour objectif de donner accès aux publications, en supprimant ou en diminuant les contraintes financières, juridiques et techniques dans la diffusion de ces travaux.

La création d’une archive ouverte institutionnelle a aussi été identifiée comme étant un levier pour le renforcement de la visibilité internationale et de la recherche du campus dans le projet de l’Idex Bordeaux, qui la soutient dans le cadre du programme Campus numérique innovant et ouvert.

Ce projet concerne tous les acteurs du site bordelais : les deux universités bordelaises, Bordeaux INP, Bordeaux Sciences Agro et Sciences-Po Bordeaux, en partenariat avec les EPST.
L’université de Bordeaux s’est engagée pour le libre accès dès octobre 2014, via une lettre ouverte de l’équipe présidentielle et souhaite accompagner l’ensemble de la communauté scientifique de l’établissement dans cette démarche. 

La maîtrise d’œuvre du projet a été déléguée par l’Idex à la Direction de la documentation de l’université de Bordeaux, avec l'appui de la Direction des systèmes d’information pour l'expertise technique et l'intégration des outils. Un groupe de travail a été constitué, comprenant des membres de chacun des établissements cités, pour travailler sur ce projet et mettre en place la solution technique appropriée. Le portage politique est actuellement assuré par François Pellegrini, vice président en charge du numérique et Yves Ducq, chargé de mission documentation de l’université de Bordeaux. Un Comité de pilotage réunira à terme tous les établissements.
L’interface choisie devra permettre au public une découverte et une recherche avancées, mais devra également être rapide et simple d’accès pour le publiant.

Le choix d’une solution technique est en cours. L’objectif est de proposer ce nouveau service pour fin 2016.
Des laboratoires volontaires sont actuellement consultés, afin d’analyser les pratiques existantes et surtout de formaliser les nouveaux besoins. Ces laboratoires seront les premiers testeurs de la solution technique retenue début 2016, ceci dans une démarche itérative.

De nombreux laboratoires du site bordelais ont déjà adopté des pratiques de dépôt dans des archives ouvertes (notamment HAL, créée en 2001 par le CNRSCentre national de la recherche scientifique ). La future AOI devra s’articuler et interagir avec celles-ci, afin de ne pas causer de travail supplémentaire aux déposants.
Par ailleurs, les politiques des éditeurs des revues nationales ou internationales devront également être respectées.

Les chercheurs n’auront à gérer qu’un seul outil de références bibliographiques et documents.
L’AOI garantit la cohérence des données avec HAL et les archives existantes. Le contenu sera plus largement repris par les moteurs de recherche spécialisés ou généralistes sur Internet. Toutefois, l’auteur pourra décider des modalités de diffusion de sa production et en conservera le contrôle.
Des services seront également proposés : outils d'aide à la rédaction, gestion de bibliographie, altmetrics (impact des publications scientifiques dans les médias sociaux), alimentation de CV, gestion d’embargo, etc., et un accompagnement personnalisé sera possible. Des études ont également montré l’augmentation des citations pour les travaux disponibles en accès ouvert.

Toute la production de l’unité ou de l’établissement pourra être déposée sur l’AOI et, grâce au repérage sur les bases spécialisées effectué en amont, il sera possible de s’assurer que l’intégralité de la production soit collectée. Les unités et les établissements pourront ainsi préserver leur patrimoine scientifique de façon pérenne et y avoir accès à tout moment. Ceci permettra de renforcer leur visibilité auprès de leurs partenaires et d'automatiser la synthèse d'indicateurs pour les tutelles (rapports d'activité).