La délégation de signature est un acte réglementaire par lequel le Président de l’Université (le délégant) délègue la faculté de signer des documents à une tierce personne (le délégataire).

Le président peut continuer à signer ces mêmes documents, la compétence n’est pas transférée.

Le délégataire signe pour le compte du président.

 L’article L712-2 du code de l’éducation nous précise que le président peut déléguer sa signature :

• aux vice-présidents du conseil d'administration,
• aux membres élus du bureau âgés de plus de dix-huit ans,
• au directeur général des services,
• aux agents de catégorie A placés sous l’autorité du DGS,
• aux responsables des composantes (de formation et de recherche) de l’Université (listées en annexe 3 des statuts)

Ainsi, par exemple, les personnels d’un autre établissement que l’Université de Bordeaux affectés dans une UMR doivent exercer une fonction de responsabilité, clairement identifiée dans la structure, pour pouvoir bénéficier d’une délégation de signature du président.

De même, au-delà des directeurs de composante de formation et des RAF, seuls les personnels (enseignants et enseignants-chercheurs) exerçant une responsabilité particulière au sein de la composante peuvent bénéficier d’une délégation de signature du président.

 L’université a ventilé les délégations de signature du président en 7 documents distincts :

• les délégations volet administration relatives aux agents affectés dans les pôles administratifs
• les délégations volet recherche relatives aux agents affectés dans les composantes de recherche
• les délégations volet formation (un document pour chaque collège et un document pour les écoles et instituts)

Pour les écoles et les instituts, les délégations de signature du président concernent uniquement les actes relatifs à l’organisation pédagogique et à la gestion administrative de la composante.

En effet, ces composantes sont soumises aux dispositions de l'article L 713-9 qui prévoit que :

• leurs directeurs sont ordonnateurs secondaires de droit et aucune délégation du président n'est par conséquent nécessaire pour leurs affaires financières ;
• leurs directeurs ont autorité sur l’ensemble des personnels et aucune délégation du président n'est par conséquent nécessaire pour les actes se rapportant à la gestion des personnels ;

Il existe donc un document « délégations de signature des directeurs des écoles et instituts », pour les actes listés ci-dessus. Les directeurs de ces composantes délèguent eux-mêmes leur signature aux personnels placés sous leur autorité.

Le délégataire bénéficie d’une délégation de signature pour les actes énumérés strictement dans le document, et dans la limite de ses compétences (définies au regard de sa structure d’affectation et de son positionnement hiérarchique).

Il appose sa signature sur les actes précédée de la mention suivante : « pour le président, par délégation » et il indique son nom.

Il valide, dans l’outil dédié, les engagements juridiques et les certifications de service fait.

Les délégations entrent en vigueur à partir du moment où elles sont publiées sur le site de l’université (accéder à la page) et transmises au Rectorat.

Ainsi, dans l’éventualité où les paramétrages APOGEE ne correspondraient pas aux noms indiqués dans les délégations, c’est la publication de ces dernières qui fait foi. La mise à jour des logiciels peut intervenir dans un second temps.

Le délégataire suppléant signe les documents, en cas d’absence ou d’empêchement du délégataire principal. Il a les mêmes prérogatives que le délégataire principal. C’est le titulaire qui autorise le suppléant à signer en son absence, cela relève de l’organisation interne du service ou de la composante.

Non. Le bénéficiaire d'une délégation de signature ne peut pas confier lui-même la signature du président à quelqu’un d’autre. S'il est empêché ou absent – et si aucun suppléant n’a été prévu dans le document des délégations – l’acte doit être signé :

• par le délégataire N+1, si l’acte concerné est inclus dans le périmètre de ses délégations,

exemple : l’ordre de mission d’un personnel travaillant au sein d’un service N, dépendant d’une direction N+1, peut être signé par le responsable de cette direction N+1 en l’absence du chef de service délégataire,

• par le président : il peut signer tous les actes qu’il a lui-même délégués, en la présence ou en l’absence des délégataires et suppléants.

A noter la particularité pour la délégation RECHERCHE : « En l’absence du directeur d’unité et de ses suppléants, délégation de signature est donnée au directeur de département, pour les suppléer, pour l’ensemble des actes listés à l’article 2 du document ».

Si l’absence du délégataire devait se prolonger (au moins 1 mois), une délégation de signature peut être accordée à la ou aux personnes le remplaçant temporairement : merci de vous reporter à la procédure (lien vers procédure).

Elle prend fin dès lors qu’un changement intervient dans les fonctions du délégant (président) ou du délégataire (vous) ; en cas de ré-organisation et de nouvelle répartition des activités et responsabilités.

La procédure est expliquée ici (lien vers procédure).

Ce sont des actes qui se contentent de reconnaitre un état de fait. Ils ne confèrent aucun droit.

Exemple : certificat de scolarité, attestation de réussite, relevé de notes.

Le délégataire signe uniquement les actes inclus dans son périmètre de compétences (défini au regard de sa structure d'affectation et de son positionnement hiérarchique). Il lui appartient donc de vérifier ce périmètre en consultant les délégations qui ont été consenties aux niveaux N+1 et N-1.

--> Ici la compétence a été déléguée au niveau N+1

--> Ici la compétence a été déléguée au niveau N-1

La prérogative est transférée, avec la responsabilité, à un agent exerçant une fonction identifiée. L’autorité d’origine n’est plus compétente pour exercer cette prérogative.

Pour l’Université de Bordeaux : Les collèges et les départements bénéficient d’une délégation de pouvoir du CA et du Conseil Académique pour les conventions (se reporter aux articles 37 et 40 des statuts de l’Université).