Un laboratoire d’innovation pour accroître la qualité de service

EASI lab est un laboratoire d’innovation installé à l’université de Bordeaux, qui a regroupe plusieurs universités françaises (université d’Aix-Marseille, Université de Strasbourg et Sorbonne Université) sur des projets partenariaux et qui obéit aux principes suivants :

• Un investissement RH et financier des établissements partenaires pour cofinancer les projets
• Un investissement dans la gouvernance du programme
• Une répartition des rôles sur les différents projets

Il contribue ainsi à la transformation de quatre des universités d’U10, et a le potentiel pour exercer un effet d’entraînement sur un cercle plus large.

L’objectif d’EASI Lab est d’améliorer et d’outiller les processus pour accroître la qualité de service et l’efficience de l’activité des universités en termes de ressources, d’image, d’expérience utilisateurs ou de sécurité.

EASI Lab travaille sur 3 axes :

• L’amélioration de la qualité de vie au travail en modernisant les outils et en éliminant les tâches à non-valeur ajoutée
• L’amélioration de la qualité de service en fournissant des services de qualité homogène à l’ensemble de nos usagers, en accélérant les délais et la qualité dans le traitement des dossiers
• L’amélioration de la capacité de pilotage et l’optimisation des ressources

La véritable valeur ajoutée d’EASI Lab est sa capacité à fédérer des établissements, potentiellement concurrents, autour de projets communs et à les emmener à partager leurs compétences et leurs pratiques.

Maud Castells  — Directrice du programme EASI Lab

L’ambition est de faire d’EASI Lab un catalyseur de la transformation publique sur le périmètre de l'enseignement supérieur de la recherche et de l'innovation :

• En devenant un terrain d’expérimentation et un relai pour mettre en œuvre les projets de transformation nationaux.
• En accélérant la transformation des universités partenaires.
• En contribuant au changement de culture de l’administration grâce au positionnement, à la force d’entrainement et au poids politique et symbolique non négligeable de l’université de Bordeaux et ses partenaires dans le paysage de l’ESRI.
• En montrant que des établissements de l’enseignement supérieur peuvent être exemplaires en termes d’organisation en repensant leurs modes de fonctionnement grâce à une approche orientée résultats.

L’accompagnement proposé

Le lab offre sur l’ensemble des projets :

• Un accompagnement méthodologique dans la phase de mise à plat et d’amélioration des processus
• Un accompagnement technique dans le choix des solutions numériques, le choix et le pilotage des prestataires
• Un accompagnement au changement dans la phase d’implémentation des solutions dans les établissements (évolutions organisationnelles, appui au management, …)
• Une montée en compétence des personnels des établissements aux méthodes de travail et outils utilisés au sein de lab.

Les projets soutenus dans le cadre d’EASI Lab

• L’optimisation et la dématérialisation du processus électoral avec mise en place du vote électronique
• L’optimisation et la dématérialisation du processus des conventions de la rédaction à l’archivage
• La mise en place de pôles d'appui à la gestion des unités de recherche (universités / CNRSCentre national de la recherche scientifique / InsermInstitut national de la santé et de la recherche médicale )
• L’optimisation et la dématérialisation du processus de recrutement
• La digitalisation RH avec la mise en place d’un portail RH et d’un coffre-fort agent et de la dématérialisation de la relation agent/personnel sur certains actes de gestion (autorisations de cumul, demandes de temps partiel, demandes de télétravail, demandes d’aménagement de temps de travail, demandes de formation individuelle)