Les dossiers de demandes d’exonération des droits d’inscription et/ou d’aide sociale seront examinés au fil de l’eau, lors de commissions mensuelles.

La saisie du dossier prend environ 30-40 minutes, si vous disposez bien de tous les justificatifs nécessaires. Nous vous conseillons de consulter la FAQ pour identifier les justificatifs de ressources et de dépenses obligatoires.
Saisissez votre dossier, dans les délais de dépôt fixés, en suivant attentivement les instructions données, écran par écran. Pour que votre dossier soit validé, vous devez impérativement aller jusqu’au dernier écran.
Attention : en cas de déconnexion imprévue ou si vous n’allez pas au bout de la procédure, les informations saisies ne seront pas conservées et vous devrez démarrer une nouvelle connexion.

Avant de débuter votre saisie, vous devez vous munir des justificatifs demandés au format .pdf (taille maximum souhaitée : 300 ko).
Chaque montant précisé en ressources ou en dépenses devra être justifié obligatoirement par un document à ajouter au dossier dématérialisé.
Si vous n’avez rien à déclarer, indiquez 0 et aucun justificatif ne sera à fournir.

A la fin de votre saisie, n’oubliez pas d’enregistrer votre dossier de demande.
Vous pouvez vous faire accompagner par le Bureau vie étudiante pour la saisie en ligne. Des postes informatiques sont disponibles aux guichets d’accueil.

Après la saisie de votre dossier sur la plateforme, vous recevrez une notification de dépôt de dossier sur votre adresse e-mail ainsi qu’un numéro d’anonymat que vous devrez conserver car vous en aurez besoin pour la suite de la procédure.

Les Bureaux Vie Etudiante, en charge de l’instruction des dossiers,  vérifient votre demande et les pièces justificatives produites. Si le dossier est incomplet, vous recevrez un message vous demandant d'adresser les pièces complémentaires sous un délai de 8 jours.

Sans ces pièces complémentaires, votre dossier ne peut pas être instruit en commission.

Votre prise de rendez-vous doit être anticipée. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous devez prendre rendez-vous avec une assistante sociale pour l’évaluation de votre situation sociale.

Il existe plusieurs situations :

• Si vous sollicitez uniquement une demande d’exonération des droits d’inscription, le rendez-vous n’est pas obligatoire, sauf si vous êtes doctorant. Les doctorants doivent prendre rendez-vous avec l’assistante sociale de l’Espace Santé Etudiants.
• Si vous sollicitez une demande d’aide sociale, il est obligatoire. Vous devez, en priorité, prendre rendez-vous avec une assistante sociale du CROUS Bordeaux-Aquitaine.

Il est vivement conseillé de prendre rendez-vous avec une assistante sociale le plus tôt possible, dès le début de vos démarches. Pour cela, vous devez vous munir de votre numéro d’anonymat reçu dans l'e-mail de notification.

Les contacts pour les prises de rendez-vous sont disponibles sur cette page.

Une fois votre dossier complété avec tous les justificatifs obligatoires, et après l’évaluation de votre situation sociale par une assistante sociale, votre dossier est examiné, anonymement, en commission. Ces commissions sont organisées chaque semaine.

Après l’examen de votre dossier en commission, vous recevrez une notification par e-mail pour venir chercher au Bureau Vie Etudiante de votre campus, le courrier de décision. Aucune information ne sera transmise par téléphone.

Si votre demande a reçu un avis favorable, vous n’aurez aucune démarche supplémentaire à effectuer.

Conformément au règlement général européen sur la protection des données (RGPD), nous vous informons que vos données à caractère personnel font l’objet d’un traitement informatique mis en œuvre par l’Observatoire de la Formation et de la Vie Universitaire et le Bureau Vie Etudiante de l’Université de Bordeaux, 351 Cours de la Libération – 33450 TALENCE.

Ces données sont collectées dans le but de recueillir et de traiter les demandes d’exonération totale des frais d’inscriptions et d’aides sociales. Le traitement a également une finalité statistique à des fins de pilotage interne.
Les données relatives à l’identification des demandeurs, à leurs identités et à celle de leurs représentants ainsi que les données relatives à la scolarité antérieure peuvent provenir du traitement automatisé d'informations nominatives relatif au pilotage et à la gestion des élèves de l’enseignement supérieur intitulé APOGEE.
Les informations relatives aux candidats boursiers peuvent provenir du traitement automatisé d'informations nominatives relatif à la gestion des aides directes et indirectes pour les étudiants relevant du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche intitulé AGLAE.
Enfin, les informations relatives au baccalauréat obtenu par le candidat peuvent provenir du traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des examens et concours scolaires dénommé OCEAN.
Les informations et données à caractère personnel relatives aux candidats sont conservées en base active pendant 1 année universitaire puis versées en base d'archives intermédiaires pour une durée de 8 ans pour les exonérations des droits d’inscription et 5 ans pour les aides sociales avant destruction.
Les données relatives à la traçabilité des accès sont également conservées pendant une année universitaire.
Peuvent être destinataires de ces données dans les limites du besoin d’en connaître :

• Les personnes habilitées des bureaux vie étudiante en charge de l’instruction des demandes
• Les assistantes sociales de l’Espace Santé Etudiants de l’Université de Bordeaux, et du Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires (CROUS) Bordeaux-Aquitaine en charge de l’évaluation sociale des demandeurs
• Les personnes habilitées de l’Observatoire de la Formation et de la Vie Universitaire en vue de statistiques
• Les personnes habilitées des scolarités en charge du suivi des exonérations des droits d’inscriptions
• Les personnes habilitées du service facturier de l’Université en vue du versement des aides sociales

Au cours de la procédure, et pour les besoins liées à la mise à jour de votre situation dans le cadre de la procédure, vous êtes susceptibles d’être sollicités par messagerie ou par voie téléphonique par les services en charge du suivi de la procédure ou par les personnes habilitées par elles.

Les demandes examinées en commission sont anonymes ; aucune pièce justificative n’est présentée.

Vos droits

Vous pouvez accéder aux données vous concernant et exercer les droits que vous tenez des articles 38, 39, 40, et 40-1 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés à l’adresse suivante : bve.social@u-bordeaux.fr  et à la date de la connexion de l’utilisateur.
Pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de l’Université de Bordeaux à l’adresse suivante : dpo@u-bordeaux.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que ce dispositif n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).